תפריט נגישות

Benchmarking פשוט ומהיר, יש חיה כזאת

אחת הדרכים הטובות ביותר להזרים דם חדש לארגון היא להשוות את ביצועיו עם ביצועיהם של ארגונים אחרים. כל מה שרציתם לדעת על ביצוע Benchmarking ולא העזתם לשאול...

 לעתים נדמה שניתוח תהליכים פנים-ארגוניים הוא מעין עבודה סיזיפית: שוב לפרק לגורמים את אותם תהליכים, שוב לבדוק אם הושגו אותם היעדים, שוב לבחון את יעילותן של אותן הפונקציות, ותמיד על פי אותה אמת מידה ידועה ומוכרת. ואכן, לא אחת נקלעים מקבלי ההחלטות למעגל אינסופי של פרדיגמות פנים-ארגוניות שמגבילות את יכולתם לחשוב ביצירתיות ולאמץ פתרונות מרעננים למקסוּם יעילות הארגון.

אז מה עושים כדי לצאת מהקופסה? יותר ויותר ארגונים פונים לאחרונה לשדות זרים ומחפשים השראה בפעילותם של ארגונים עמיתים. אחת הדרכים הנפוצות לעשות זאת היא באמצעות תהליכי Benchmarking.

 הדשא של השכן ירוק יותר?

Benchmarking, מידוּד בעברית, הוא תהליך השוואת נתונים של ארגון אחד עם נתונים מקבילים בארגונים אחרים (מתחרים או בעלי פעילויות דומות). ההשוואה יכולה להיעשות ברמה האסטרטגית ולהתמקד במבנה ובתכנון, או ברמה הטקטית, כלומר ביישום מתודולוגיות, שימוש במדדי בקרה וכדומה.

Benchmarking מאפשר לארגון:

  • לזהות את נקודות החוזק והחולשה שלו לעומת ארגונים אחרים.
  • לאמץ מדדי בקרה מקובלים בעולם לבחינה שוטפת של הביצועים.
  • לראות את פעילות הארגון מנקודת מבט כוללת של עולם התוכן בו הוא פועל ולהציב יעדים לפי אמת מידה חיצונית.
  • להעריך את פוטנציאל השיפור הטמון באימוץ פרקטיקות עסקיות, מתודולוגיות עבודה או מערכות מידע ייעודיות מתוך ניסיונם של ארגונים אחרים.

 APQC: עושים את העבודה בשבילכם

הקושי הגדול ביישום תהליך Benchmarking הוא בנגישות או ליתר דיוק חוסר הנגישות לנתונים של ארגונים אחרים. נתונים כמותיים אלה – של הכנסות, עלויות, היקפי עבודה, יישום מערכות וכדומה – הם על פי רוב חסויים, וחברות אינן ששות לספק אותם. יתרה מזאת, השוואה אפקטיבית דורשת מאגר נתונים של חברות רבות, ויצירת מאגר כזה כרוכה מן הסתם בהשקעת משאבים רבים. כדי לתת מענה לקשיים אלה וכדי להעצים את יכולתם של ארגונים לבצע תהליך Benchmarking מקיף, פיתח ארגון APQC האמריקאי כלי פשוט ונוח להשוואת ביצועים של ארגונים בכל העולם.

APQC (American Productivity and Quality Center) הוא מלכ"ר שהוקם בשנת 1977 ועוסק בחקר גלובלי של ביצועי ארגונים. ברשותו נמצא מאגר ה-Benchmarks הגדול בעולם, שבאמצעותו יכול כל ארגון להשוות את ביצועיו עם מאות ארגונים אחרים בכמה קטגוריות: ניהול משאבי אנוש, ניהול פיננסי, מערכות מידע, מחקר ופיתוח, ניהול ידע, ניהול מוצר ושרשרת אספקה. מתוך קטגוריות אלה יכול הארגון לבחור אחת או יותר, כשבכל אחת מהן עומדים לבחירתו מגוון סקרים ממוקדים לבחינת תהליכים ספציפיים לפי הצורך.

תהליך Benchmarking באמצעות APQC מחולק לשלושה תת-תהליכים:

1.      איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי

2.      השוואה עם ארגונים אחרים

3.      ניתוח תוצרי ההשוואה

 1. איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי

מילוי הסקר הרלוונטי לארגון הוא הנדבך הראשון בתהליך ה-Benchmarking, שכן הנתונים שיוזנו בו הם הבסיס להשוואה מול ארגונים אחרים. לכאורה אין מדובר אלא בתהליך מקדים, אך למעשה יש לו חשיבות רבה כשלעצמו: ראשית, איסוף הנתונים לצורך מילוי הסקר דורש מהארגון לברר, לעתים לראשונה בחייו, נתונים איכותיים וכמותיים של ביצועיו. לא אחת יופתעו מקבלי ההחלטות לגלות כבר בשלב זה נקודות חוזק וחולשה של ארגונם כשייחשפו ל"מספרים האמיתיים". שנית, איסוף הנתונים יכול להיעשות באמצעות שליפה פשוטה ממערכות המידע הארגוניות, אך לעתים הוא חושף דווקא את חוסר זמינותם של נתונים אלה. גילוי זה כשלעצמו הוא הזדמנות לאמץ מדדי בקרה חדשים ולפתח שיטות לבחינתם. מדדים אלה ישמשו את הארגון כקנה מידה לבחינת תהליכיו גם בעתיד.

 2. השוואה עם ארגונים אחרים

ב-APQC יושוו נתוני הארגון עם נתונים דומים שהזינו ארגונים המצויים במאגר. לאחר כחודש יקבל הארגון דו"ח מפורט של ממצאי הסקר, ובו השוואה מילולית וחזותית של מדדי בקרה מרכזיים (KPI) למול החציון ולמול הביצועים הטובים ביותר בתחום הרלוונטי.

להלן כמה דוגמאות לתוצרי סקר השוואתי בקטגוריית שרשרת האספקה:

(הנתונים המספריים בדוגמאות אלה מוצגים להמחשה בלבד ואינם משקפים נתונים אמיתיים)

 א.מדדי בקרה

בגרף שלהלן מוצגת השוואה של זמני אחסנת מוצרים (Dock-to-stock cycle time) המגיעים מהספק.

 

 

בגרף המרכזי ניתן לראות כי בחברות בעלות הביצועים הטובים בתחום (Top) זמן זה עומד על שלוש שעות, ואילו בארגון הנבדק (Your site) זמן זה עומד על שמונה שעות. יתר על כן, בעמודה המרכזית, המייצגת את החציון (Median), אפשר לראות שב-50% מהחברות המשתתפות בסקר זמן זה עומד על פחות משש שעות, ומכאן שהארגון הנבדק מצוי מתחת לחציון ושנקודה זו דורשת בחינה בשלב ניתוח הממצאים. הגרפים המוצגים מימין משווים את הארגון עם ארגונים אחרים בחלוקה לפי כמה פרמטרים: ענף, אזור גיאוגרפי, מחזור שנתי ועוד.

 ב.יישום מתודולוגיות


הטבלה שלהלן משווה מדד עמידה בהזמנות לקוח בארגונים שיישמו מערכת WMS לעומת ארגונים שלא יישמו מערכת זו.

 

ניתן לראות שזמן מחזור ממוצע להזמנת לקוח קצר בכיומיים בחברות שיישמו את המערכת לעומת חברות שלא יישמו אותה, וששיעור ההזמנות המלאות בחברות שיישמו את המערכת גבוה במידה ניכרת לעומת חברות שלא יישמו מערכת זו.

ג.אסטרטגיה ותכנון

בגרף שלהלן מוצגת מידת השימוש במיקור חוץ (Outsourcing) בחלקים השונים של שרשרת האספקה אצל החברות המשתתפות בסקר.

לדוגמה, אפשר לראות שרוב מכריע של החברות (79.6%) משאירות את פעילויות הרכש (Procurement) בתוך הארגון, ואילו את פעילויות ההובלה (transportation) רוב החברות (65.5%) מבצעות במיקור חוץ.

 3. ניתוח ממצאי ההשוואה

שלב ניתוח הממצאים הוא החשוב ביותר בתהליך ה-Benchmarking, שהרי לשמו נעשה. הדו"ח ההשוואתי המתקבל מ-APQC הוא בעצם אוסף של מאות נתונים מורכבים המשמש ככלי העבודה המרכזי בידי מהנדסי חברת דנשיר תמורות, שבאמצעות ניתוחם יזהה הארגון וימפה את נקודות  העוצמה והחולשה שלו. כשמתבהרות נקודות אלה, יכול הארגון לבחון את הגורמים להן, את הפרקטיקות הדרושות לשיפורן ומתודולוגיות שיושמו בהצלחה בארגונים אחרים. לאחר מכן יוכל הארגון לבחור באופן מושכל באילו פעילויות להשקיע את משאביו לפי שיקולי עלות/תועלת.

לסיום, הקשר הישראלי

קשר ישראלי עם ארגון APQC נוצר בשנת 2007 על ידי חברת "דנשיר תמורות" המספקת שירותי ייעוץ וניהול פרויקטים בתחומי הנדסת תעשייה וניהול ומתמחה, בין השאר, בניתוח שרשרת האספקה. את תהליך ההשתתפות בסקר מלווים מהנדסים מומחים המסייעים לארגון בכל שלבי התהליך, החל באיסוף הנתונים, דרך ניהול העבודה עם ארגון APQC לחידוד והבהרה של הנתונים הדרושים, וכלה בעיבוד ממצאי הסקר והמרתם לתכנית עבודה מומלצת.

 

מנכ"ל חברת הפצה שהשתתפה בסקר השוואתי של APQC בתחום שרשרת האספקה מסכם את התהליך: "החברה שלנו נמצאת בתחרות הולכת וגוברת, ולפיכך פועלת כל העת לשפר את איכות שרשרת האספקה ולייצר תוספת ערך ללקוחותיה. ההחלטה לבצע את הסקר כחלק ממהלך אבחוני כולל המובל על ידי חברת 'דנשיר תמורות' נעשתה בראש ובראשונה מתוך מטרה לבחון את ביצועי המערכת הלוגיסטית למול ארגונים מובילים בעולם ומתוך תפיסה שמדגישה את מחויבותנו ללקוחות להגיע לחזית האיכות של חברות מקבילות בעולם. הסקר ממקם את החברה במקום טוב  בהשוואה לארגונים מובילים בעולם ועדיין מאפשר לנו לאתר את אותן חוליות בשרשרת הטעונות שיפור".

 

ולמי שמחפש את השורה התחתונה: תהליך Benchmarking משקף את רמת הביצועים שאליה הגיעו ארגונים מובילים בעולם לפי מדדים של יעילות ואפקטיביות, וכך מאפשר לארגון הבוחן את עצמו לסמן יעדים שניתנים לכיבוש והשגה ולקבל החלטות נכונות באשר להשקעות תקציביות עתידיות. והחדשות הטובות: זה הרבה יותר קל ממה שזה נשמע.

 

כותבת המאמר: אורית ריבקין, מהנדסת תעשייה וניהול בחברת "דנשיר תמורות"

 

ליצירת קשר: oritr@danshir.com

 

פרסום באתר