תפריט נגישות

פרויקט מחשוב ארגוני ומחשוב נייד - מניסיונה של חברת עטרה שיווק פירות וירקות

חברת עטרה שיווק פירות וירקות הינה חברה פרטית . החברה נוסדה ב- 1994, וכיום מחזור המכירות השנתי שלה עומד על 25 מיליון שקלים.

במבט מהיר

פרטי חברה

שם החברה: עטרה שיווק פירות וירקות

תעשייה: הפצה ושיווק

מוצרים ושירותים: גידול פירות וירקות ושיווקם, חנות דגל בו נמכרת התוצרת החקלאית של החברה

אתר החברה: http://atara.co.il/

שותף עסקי: RELS

שותף פתרונות משלימים: אמודט 

 צרכי החברה

  •  מערכת שתאפשר מתן מענה טוב יותר ללקוחות תוך קיצור זמני עבודה
  •  מערכת אשר תאפשר תהליך הזמנה מסודר החל מרגע ההזמנה ועד לאספקת המוצר

פתרון SAP

SAP Business One

הצלחות עיקריות בהטמעה

  • בסיס נתונים אחד החוצה את החברה לרוחבה ומאפשר מתן תשובות בזמן אמת
  • יכולת חיבור ל-SAP Business One באמצעות מסופים ייעודיים אשר מאפשרים לאנשי המכירות שבשטח להזרים ולעדכן נתונים ישירות למערכת ללא צורך לחזור למשרד
  • ייעול תהליך ההפצה באמצעות פיתוח מודול המסדר את כל ההזמנות ונקודות האספקה למסלולי משלוח וזמני חלוקה
  • יכולת בקרה טובה על מצב החובות של הלקוחות באמצעות מערכת ההתראות אשר מתפרצת בחריגה מפרמטרים מסוימים

עטרה שיווק פירות וירקות

חברת עטרה שיווק פירות וירקות, בבעלות משפחת עטר, הינה חברה פרטית הממוקמת בשדות הירוקים של מושב אביטל בעמק יזרעאל, ועוסקת בגידול פירות וירקות והפצתם למעל 400 לקוחות. החברה נוסדה ב- 1994, וכיום מחזור המכירות השנתי שלה עומד על 25 מיליון שקלים. עובדים בה 45 עובדים, החל בחקלאים האמונים על גידול וטיפוח התנובה, דרך אנשי שיווק, וכלה בסוכני הפצה אשר גומעים מרחקים בכדי להביא ללקוחות כמעט בכל נקודה בארץ את הפירות והירקות.

עופר עטר, מנכ"ל חברת עטרה שיווק פירות וירקות מספר על הדרך שהיה עובר פרי או ירק מסוים לפני שחברת עטרה עברה לסביבת SAP: "אנחנו מציעים 250 פריטים שונים ומגוונים למאות לקוחות מתחומים שונים- מסעדות, קונדיטוריות, בתי מלון, ירקנים, אולמי שמחות וקיבוצים- לכל לקוח צרכים ודרישות משלו. בעבר לקוח היה מתקשר ומבקש רשימת פריטים ספציפית, אופיינית לו, נניח קילו עגבניות מסוג מסוים. היינו רושמים ידנית את ההזמנה, ואז היינו עוברים שוב ידנית על פלטי אקסל מייגעים בשביל לבדוק אם ומתי אנחנו יכולים לספק לאותו לקוח את אותו פריט, במקרה זה עגבנייה מסוג מסוים, במועד שהוא ביקש אותו. היה צריך להדפיס את קבצי האקסל ולגשת עימם למחסן בשביל לבדוק אם הכמויות מתאימות, ואם אכן יש באפשרותנו לספק את אותו קילו עגבניות במועד הנקוב, ובסופו של דבר להרכיב מכל הנתונים שנאספו בדרך את תעודת המשלוח. בסך הכול, התהליך היה ארוך ומסורבל, וחייב אותנו בטלפונים חוזרים ללקוחות בכדי להשלים את ההזמנה, ואחר כך ליחידות ההפצה אצלנו, למחסן וכולי".

את המפתח לחיים קלים יותר הציעה לעטרה חברת RELS , שותפתה העסקית שלSAP  ליישום ומכירה של SAP Business One. לשורה שלמה של צרכים, כמו גם לצורך הגדול ביותר של עטרה, לעשות סדר בתהליכי ההזמנה, הצליחה RELS לתת מענה: "כאשר אני בוחן היום את דרכו של אותו קילו עגבניות, החל מההזמנה ועד לאספקה, אני מוצא תהליך הרבה יותר פשוט, עם הרבה פחות תחנות ביניים מיותרות. זה מתחיל בזה שבאמצעות הגדרה פשוטה ב- SAP Business One המערכת מלכתחילה לא תציע מוצרים שלא ניתן לספק ללקוח מסיבות שונות. במחירון היומי שמועבר לכל הלקוחות לא יופיע הפריט אם הפרי או הירק טרם הבשילו או שאינם מצויים במלאי, או עוד כהנה וכהנה סיבות בגינן לא נוכל לספק את הפריט באותו תאריך. לנו זה משאיר את הזמן לטפל במה שנמצא ולא עם מה שכרגע לא נמצא. היום כל מה שנותר לי לעשות זה לחתום על תעודת משלוח כשמשלוח יוצא מהמחסן. כל תהליך עיבוד המידע הינו אוטומטי. במקום המערכת הישנה והמבוססת DOS ששימשה אותנו בעבר, RELS בנו לנו באמצעות SAP Business One בסיס נתונים אחד אשר חוצה את החברה שלנו לרוחבה- מהמחסן, דרך ניהול החשבונות וההזמנות ועד לסוכנים והמפיצים שלנו בשטח".

עדכון והזנת נתונים - גם מהשטח

כשעטר אומר שה- SAP Business One מגיע גם לסוכני ההפצה ואנשי המכירות של עטרה בשטח, הוא מתאר פתרון משלים למערכת שמסייעת לאנשי שטח בארגון להישאר מעודכנים, בכל רגע נתון, במה שקורה בחברה, כאילו היו במשרד מול המחשב האישי. חברת אמודט, שותפת פתרונות של SAP, סיפקה לעטרה את ה- Amodat Desktop, פתרון מודולארי אשר מאפשר להזרים נתונים לכל מכשיר קצה המצוי ברשותו של עובד-  POCKET PC פאלם, בלקברי, מחשב נייד או במקרה של עטרה מסופים ייעודיים. מעבר לקבלת המידע מהמערכת, יכולים הסוכנים של עטרה גם להזין מהשטח חזרה נתונים ל- SAP Business One.

על הפונקציונאליות של העבודה מהשטח מספר עטר: "כשסוכני המכירות שלנו נמצאים בסיור אצל לקוחות, הם יכולים כבר ממשרדי הלקוחות, בין אם זה בעמק יזרעאל ובין אם זה בנגב, לשלוח ל- SAP Business One דרישה מפורטת למחזור האספקה הבא, ולא להצטרך להגיע חזרה למשרדים ואז להתחיל להזין את רשימות ההזמנה. המידע זורם באופן עקבי ומתרכז בבסיס נתונים אחד. גם כאן המידע מסווג לפי איזור, משווק, סוגי פריטים, נתונים ברמות המפורטות ביותר כך שבהמשך ניתן יהיה לעקוב מקרוב אחרי ההזמנות. מודול מעניין ש- RELS התקינו על גבי ה- SAP Business One מאפשר לסדר בצורה אוטומטית את כל ההזמנות ונקודות האספקה שנתקבלו למסלולי משלוח וזמני חלוקה לאותו יום, ובכך גם לחסוך לנו זמן יקר, דלק ולייעל את תהליך ההפצה".

מבט כולל על הארגון – באמצעות מערכת אחת

המעקב אחרי ההזמנות מהווה בעצם את עיקר עבודתם של רכזי ההזמנות. כל המידע צף ומופיע אצל רכזי ההזמנות. אם בעבר, מספר עטר, היו נדרשות שלוש שעות בכדי לעבור על רשימות ארוכות ולבדוק לאן להוציא משלוחים, הרי שעם SAP Business One מופיעים כבר היעדים שלהם יש לספק סחורה באותו יום. בין אם האספקה יומית או שבועית, הדו"ח מראה את הלקוחות לאותו יום, ובכרטיס הלקוח יכולים רכזי ההזמנות במשרד או אנשי המכירות לראות בדיוק את הפעילות מול הלקוח, וגם להתעדכן בו ברגע אם הלקוח לא קיבל תשובה או אספקה על פי דרישותיו. "אני כמנהל, מנצל את השפה המשותפת שיש ל- SAP Business One עם מערכות ארגוניות אחרות גם לשם קבלת מידע שוטף על חיובים וחובות", מתאר עטר. "עם כל הזמנה שמתקבלת אני יכול לראות מידע על היסטוריית החיובים והתשלומים של הלקוח. אם הלקוח חרג מהאשראי שאנו מעניקים לו, SAP Business One יקפיץ אוטומטית התראה מתפרצת על המסך ואני יכול לבחור אם לאשר או לדחות את הזמנת הלקוח. במקרה שהחלטתי לדחות את ההזמנה, באופן אוטומטי יעודכנו גם אנשי המכירות בשטח לא לבצע עסקה. באותו אופן אני תמיד מעורה במצב החוב של כל לקוח ולקוח, גם אם לא התקבלו הזמנות".

לגבי פתרונות אפשריים אחרים אומר עטר: "הנהלת חשבונות וניהול קשרי לקוח הינם תחומים די מקובעים, כלומר בליבת הפעילות שלהם הם זהים בין אם מדובר בחברת הייטק ובין אם מדובר בחברה לשיווק והפצת מזון. אותו דבר נכון גם לגבי חברה קטנה או תאגיד בין-לאומי. אולם מה שמוסיף ערך זו ההתאמה המדויקת לצרכים של החברה ולמאפייניה- גדולה או קטנה, ייצור או קמעונאות. לפני ההחלטה ליישם את הפתרון של  SAP בחנו מספר פתרונות, מקומיים כמו גם בין-לאומיים. רובן היו תוכנות שנצמדו לתהליכים הבסיסיים ולא אפשרו גמישות. ה- SAP Business One לעומת זאת הינו כלי גמיש, ו- RELS הצליחה להתאים אותו בקלות לצרכים של עטרה, ולפתח באמצעות כלים מובנים במערכת, תהליכים אשר עונים במדויק על הדרישות שלנו".

לגבי היכולות של SAP Business One אשר הופכות את העבודה פשוטה יותר מספר עטר: "השימוש ב- SAP Business One מאד נוח בעיקר בגלל הממשק ידידותי. המשתמשים בחברה התחילו להשתמש במערכת מהר יותר משחישבתי מלכתחילה. הידיעה שהמערכת נטמעה היטב ומהר, לא רק מההיבטים הטכניים אלא מההיבטים האנושיים, מבחינת המשתמשים, מעידה על יעילות הכלי. אני יודע כי ההשקעה במערכת בהחלט החזירה את עצמה. יתרה מזו, אני כמנהל של חברה קטנה רוצה לדעת שגם בעוד 12 שנים אני לא אצטרך להחליף את המערכת. זאת מכיוון שבניגוד לחברות גדולות, לנו אין חטיבות IT שיכולות לטפל באופן שוטף במערכות המידע. הטמעה של מערכת ארגונית גוזלת מכול העובדים את אותם משאבים שהיו צריכים להיות מופנים למשימותיהם העיקריות- שיווק, מכירות, כספים. לכן, לא רק ש- SAP Business One  עושה לנו חיים קלים היום, אלא אנו מכירים בעובדה כי המערכת היא כדאית גם בטווח הארוך".

 לצפיה בפורמט PDF

 ליצירת קשר: shira.alcalay@sap.com

פרסום באתר